A nőnapi rendszerfrissítésünkkel kiadott új funkciók egyike volt az egyidejűleg több nyitott állapotú számla bizonylat (vázlat) készítése.

Korábban a rendszerben számlakiállítói fiókonként csak egy nyitott állapotú számla volt engedélyezve, és annak lezárására volt szükség ahhoz, hogy újabb számla bizonylatot lehessen nyitni. Ez a csoportos munkavégzést akadályozta, ezért módosítottuk a működést úgy, hogy számlakiállítói fiókonként párhuzamosan több nyitott állapotú számla is lehessen.

A megújult funkció lehetőséget biztosít arra, hogy elkezdjünk rögzíteni számlákat akár több partnerünk részére párhuzamosan, majd későbbi időpontban zárjuk le azokat a bizonylatokat, amelyek elnyerték végleges adattartalmukat.

A bizonylat minden dátuma (kelte, teljesítés, fizetési határidő) ebben a vázlat állapotban minden nap nulla órakor frissül, tehát a rendszer biztosítja azt, hogy a számla kelte megegyezzen a lezárás napjával, a további dátumok pedig az eredetileg felvett különbséggel igazodjanak a kelte dátumhoz.

A bizonylat sorszámot is csak a lezárás pillanatában kap, így a számlasorszám folytonosság is igazodik a számla kelte dátumához.

A vázlat állapotú bizonylatok az alapbeállítások mellett a Számlák lista tetején jelennek meg. Nincs sorszámuk (a sorszám helyén >> vázlat szöveg látható), a nyitott állapotú lakat is jelzi, hogy még nem kerültek lezárásra. Látható a vázlat bizonylaton szereplő vevő, valamint a kelte dátum, amely minden esetben az aktuális nap.

A bizonylat sorban természetesen üres a NAV státusz is, mivel csak a számla lezárását követően történik meg a NAV Online Számla adatszolgáltatás.

Mire használhatjuk a számla vázlat funkciót?

Több felhasználói egyidejű munkavégzésének támogatására.

A számla vázlat funkció megkönnyíti a párhuzamos munkavégzést, így tehát egyidejűleg több munkatárs is végezheti a bizonylatok rögzítését. A bizonylatok a lezárásuk időpontjában kapnak számlasorszámot, így a párhuzamos munkavégzés mellett is biztosított a számlasorszám folytonosság.

Több parter részére számla vázlatokhoz.

Amennyiben több partner részére állítunk ki számlát olyan szolgáltatásokról, termékekről, amelyeknél a számlázandó tételek több forrásból állnak össze, megtehetjük, hogy az egyes forrásokból származó számlázandó tételeket valamennyi partnerünk részére számla vázlatokon rögzítjük, majd a következő forrás feldolgozásával folytatjuk a munkát.

Feljegyzések helyett.

Megtehetjük, hogy egy adott időszakhoz vagy tevékenységhez tartozó számlázandó tételeket a Számlázórendszerben rögzítjük, majd amikor az adott időszak, vagy a tevékenység lezárult, egyszerűen véglegesítjük a bizonylatokat. Így csökkenthető az adminisztráció.

Mit tegyünk, ha a vázlaton szereplő teljesítés meghiúsul?

A számla vázlat minden adata módosítható. Így ha egy adott bizonylat az adott vevő részére, vagy a felvett tételekkel nem lezárható, módosítsuk akár a vevőt, akár a felvett összes tételt, és állítsuk ki a bizonylatot olyan vevő nevére és azzal az adattartalommal, amely létrejött teljesítéshez kapcsolódik. Ezzel elkerülhető, hogy a vázlat típusú sorok felhalmozódjanak a Számlák listában.